Rechenschaftspflicht

Die DSGVO verlangt von den Verantwortlichen (also alle Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und Behörden) die umfangreiche Dokumentation darüber, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Dies wird als Rechenschaftspflicht bezeichnet (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Nachzuweisen ist demnach „das volle Programm“ der Einhaltung aller Datenschutzregeln. Diese werden in abstrakter Form in Art. 5 Abs. 1 DSGVO als Datenschutz-Pflichten aufgezählt:

Personenbezogene Daten müssen

  1. a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“);
  2. b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Artikel 89 Absatz 1 nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“);
  3. c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);
  4. d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“);
  5. e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“);
  6. f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).

Zu diesem Pflichtenkatalog gehören also praktisch insbesondere:

– datenschutzkonforme Datenschutzbelehrungen (online und offline) und der Nachweis, dass alle Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Personen diese Belehrungen erhalten haben, bevor Sie mit der Verarbeitung von deren personenbezogenen Daten gestartet sind;

– die Dokumentation aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (vgl. insbesondere Art. 32 Abs. 1 DSGVO). Diese bilden den Masterplan, um datenschutzkonform zu agieren und dies zu dokumentieren (vgl. Art. 24 Abs. 1 DSGVO);

– die Erstellung und Pflege eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (vgl. Art. 30 DSGVO, also eine Beschreibung der verschiedenen Vorgänge und Verfahren, mit denen in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden, z.B. Zahlungsvorgänge, Verarbeitung von Bewerberdaten usw.).